7a. Esihenkilön roolin muutos

Kirjoittanut Jaana Piippo & Satu Pirskanen

Miten roolit muuttuvat yhteisöohjautuvuudessa?

Kun työn suunnittelua ja päätöksentekoa siirtyy esihenkilöltä tiimille, tapahtuu vallan ja vastuun uudenlaista jakautumista. Se muuttaa esihenkilön ja työntekijän rooleja perinteisestä aikuinen-lapsi-asetelmasta enemmän aikuinen-aikuinen-asetelmaan. Tavoitteena on vertaispohjainen tiimi, jonka toimintaa esihenkilö tukee. Lue seuraavasta, miten edetään kohti uutta toimintamallia. 

Esihenkilön rooli 

Perinteisesti esihenkilöt kuvaavat omaa rooliaan sanoilla vastausautomaatti, luvan antaja, ongelmien ratkaisija, sihteeri, huolien kuuntelija ja roskakori eli ärtymyksen vastaanottaja. He ovat tyytymättömiä näihin rooleihin, mutta niiden muuttaminen on osoittautunut vaikeaksi.  

Yhteisöohjautuva työyhteisö tarvitsee parikseen valmentavan johtajan. Mitä se tarkoittaa? Miten esihenkilö voi rakentaa tätä uutta valmentavan johtajan roolia ja toimintatapaa? 

Yhteisen suunnan ja tavoitteiden selkeyttäminen

Tiimiä tukeakseen esihenkilö auttaa organisaation suunnan ja tiimin tavoitteiden selkiyttämisessä. Tavoitteet on konkretisoitava sellaisiksi, että ne todella ohjaavat arjen valinnoissa. Hän auttaa työntekijöitä ymmärtämään, miten heidän työnsä linkittyy suurempiin tavoitteisiin. Hän toimii sillanrakentajana eri tiimien ja organisaation johdon välillä. Joissain organisaatioissa arvot on kirkastettu samalla tavalla työntekijöiden ja työyhteisöjen toiminnan ohjaajiksi. 

Myös yhteisöohjautuvuuden sisältöä ja juuri tämän tiimin tavoitetilaa on syytä tarkastella riittävän usein, jotta yhteinen suunta ja tulevaisuuden näky vahvistuvat. Joku näky pitää olla, jotta se alkaa vetää puoleensa ja työntekijä ja tiimillä omaa hallintaa etenemiseen. 

Vallan ja vastuun jakaminen uudella tavalla

Esihenkilö ja tiimi jakavat valtaa ja vastuita uudella tavalla. Tiimit saavat enemmän itsenäisyyttä ja vastuuta työn suunnittelussa ja päätöksenteossa. Esihenkilö tekee toistuvasti näkyväksi tiimin uusia tehtäviä ja vastuita ja niistä keskustellaan yhdessä. Tarvitaan aikaa ymmärtää, mitä tiimi ja sen jäsenet todella voivat tehdä itsenäisesti. Esihenkilö joutuu kieltämään itseltään suorat vastaukset käytävällä esitettyihin nopeisiin kysymyksiin tai luvan pyytämisiin. Hän ohjaa tiimin jäseniä käsittelemään asioita tiimissä ja ottamaan ratkaisuista vastuuta.

Esihenkilö varmistaa, että tiimeillä on pääsy tarvittavaan tietoon työn suunnittelussa ja päätöksenteossa. Tämä voi alkuvaiheessa tarkoittaa esimerkiksi päivittäisjohtamisen taulun rakentamista työyhteisöön. Myöhemmin se voi olla tiimiläisten pääsyä tietojärjestelmiin ja raportointitietoon paljon nykyistä vapaammin. Tiedolla johtamisen kehittyminen auttaa tässä.  

Esihenkilö mentorina ja palautteen antajana

Esihenkilö toimii mentorina ja sparraajana, joka auttaa työntekijöitä kehittämään taitojaan ja ottamaan vastuuta. Esihenkilö havainnoi tilanteita ja antaa palautetta työntekijöilleen. Hän haastaa työntekijää kahdenkeskisessä keskustelussa tarkastelemaan osaamistaan ja auttaa löytämään keinoja kehittää sitä. Esihenkilö käyttää palautteen antamisen ja puheeksi ottamisen taitoja aktiivisesti.  

Lisäksi esihenkilö tukee koko tiimiä sen kohdatessa hankaluuksia esimerkiksi päätöksenteossa ja ongelmanratkaisussa. Tämä voi olla yhteisöohjautuvuuden toimintatapoihin tutustumista, niiden muokkaamista tiimin tarpeisiin sopiviksi ja niiden käyttöönottoa. Neuvonantoprosessi on esimerkki erityisesti vuorotyötä tekeville tiimeille sopivasta päätöksenteon toimintatavasta.  

Psykologisen turvallisuuden ja kokeilukulttuurin edistäminen

Esihenkilö luo työyhteisöön psykologista turvallisuutta, jotta työntekijät uskaltavat ottaa riskejä ja tehdä päätöksiä. Hän edistää kokeilukulttuuria, jossa virheistä opitaan ilman pelkoa rangaistuksista. Tiimejä rohkaistaan keksimään uusia ratkaisuja ja kehittämään toimintatapojaan. 

Tiimin kehittymisestä voi kertoa seuraava kehityskulku: Työntekijä tulee esihenkilön luo: ”Hei, miten tässä toimintaan?” -> Työntekijä kertoo palaverissa: ”Olemme suunnitelleet tällaisen toimintamallin. Onko se mielestäsi ok?” -> Esihenkilö kuulee palaverissa tiimin tekemästä ratkaisusta ja sen seurauksista. 

Älä kysy esihenkilöltä!

Esihenkilönä toimiva Eija on omaksunut valmentavan johtajan roolin nopeasti. Hän on avannut tietoa toiminnasta ja taloudesta työntekijöille sekä vastuuttanut ja valtuuttanut heitä itsenäiseen päätöksentekoon.   

Näin meidän työyhteisössämme tehtiin!