Kirjoittanut Maiju Korhonen
Mitä tulee ottaa huomioon, kun työyhteisön viestintäsuunnitelmaa päivitetään yhteisöohjautuvan työyhteisön tarpeisiin sopivaksi?
Yhteisöohjautuva työyhteisö eroaa perinteisestä hierarkkisesta organisaatiosta siinä, että työntekijöillä on enemmän valtaa, vastuuta ja vapautta tehdä päätöksiä. Tämä vaikuttaa merkittävästi myös työyhteisön viestintään. Kun viestintäsuunnitelmaa päivitetään tukemaan yhteisöohjautuvuutta, suunnitelman on tuettava avoimuutta, vuorovaikutteisuutta ja itseohjautuvien tiimien tarpeita.
Viestintäsuunnitelman päivittäminen yhteisöohjautuvaan suuntaan vaatii muutoksia ajattelutavoissa, rakenteissa ja työkaluissa. Avoimuus, osallistavuus ja selkeät käytännöt tukevat viestintäkulttuuria, jossa jokainen työntekijä voi toimia aktiivisesti ja vastuullisesti. Hyvin toimiva viestintä ei ainoastaan tue arjen sujuvuutta, vaan myös vahvistaa luottamusta ja yhteisöllisyyttä – yhteisöohjautuvuuden peruspilareita.
Näin meidän työyhteisössämme tehtiin!
Esimerkki Pohjois-Savon Muistissa toteutetusta viestintäsuunnitelman päivittämisestä.
Vinkkejä
Kysy henkilöstöltä: Mikä toimii viestinnässä? Mikä ei? Mitä kaivataan lisää?
Tarkastele kanavia ja rutiineja: Missä viestintää tapahtuu ja missä sen pitäisi tapahtua?
Selvitä epäselvyydet: Missä syntyy väärinkäsityksiä tai tietokatkoja?
Työkalut
1. Arvioikaa yhdessä nykyistä viestintäsuunnitelmaanne
Mitkä viestintäkanavat ovat käytössä? Kuka viestii ja mistä? Onko viestintä yksisuuntaista? Jääkö tieto piiloon? Saavatko työntekijät äänensä kuuluviin? Millainen on viestintäkulttuuri – kannustetaanko avoimuuteen ja osallistumiseen?
2. Määrittelkää yhteisöohjautuvan viestinnän periaatteet
- Avoimuus: Kaikilla on pääsy olennaiseen tietoon.
- Osallistavuus: Viestintä on kaksisuuntaista ja kaikki voivat ja uskaltavat osallistua keskusteluun.
- Luottamus: Ihmisiä ei tarvitse “valvoa”, vaan heitä tuetaan tekemään itsenäisiä päätöksiä.
- Itseohjautuvuus: Viestintä tukee tiimien omaa koordinointia ja päätöksentekoa.
3. Muokatkaa viestintäkanavia ja -käytäntöjä yhteisöohjautuvuuteen sopiviksi
Käyttäkää Signalia, Teamsia tai vastaavia kanavia, jotka mahdollistavat avoimet, osallistavat ja jaetut keskustelut. Muistakaa peilata kanavavalintojanne viestintäsuunnitelman tavoitteisiin ja kohderyhmiin. Viestintäkanavan on oltava sellainen, jonka kautta viesti tavoittaa hänet, jolle se on tarkoitettu.
Varmistakaa, että kaikki osaavat käyttää työyhteisössä käytössä olevia viestintäkanavia.
4. Päivittäkää viestintävastuut
Jokaisella tiimillä tulee olla muutamia viestinnästä ensisijaisesti huolehtivia henkilöitä, jotka varmistavat, että esimerkiksi työyhteisön ulkoinen viestintä on riittävän näkyvää.
Sisäinen viestint sen sijaan kuuluu kaikille. Huomioikaa siis yhteisöohjautuvan työyhteisön viestintäsuunnitelmaa laatiessa, että se painottaa sisäisen viestinnän toteutumisessa työyhteisön kaikkien jäsenten osallistumista viestinnän toteutumiseen.
5. Luokaa selkeät ohjeet työyhteisön viestinnästä
Tehkää viestintäsuunnitelmasta helppolukuinen, visuaalinen ja konkreettinen, jotta sitä on mielekästä käyttää työyhteisön viestinnän peruskalliona. Päivittäkää sitä säännöllisesti esimerkiksi puolen vuoden välein yhdessä.
Yhteisöohjautuvuuteen ei kuulu rajoittaminen, joten muistakaa antaa tilaa luovuudelle ja itseohjautuvuudelle.
Työkirja
Laadi teeman yhteisöohjautuvat pelisäännöt työkirjaan sivulle X