Kirjoittanut Maiju Korhonen, viestintäasiantuntija
Tiedonkulku on työpaikkojen ikuisuusongelma. Se keikkuu työhyvinvointikyselyjen kehittämiskohteissa vuodesta toiseen työyhteisöjen koosta riippumatta. Merkityksellisyydessään se olisi kuitenkin juuri se osa-alue, jonka soisi mielellään olevan kunnossa.
Toimiva sisäinen viestintä on kaiken perusta
Toimiva sisäinen viestintä eli työyhteisön sisällä tapahtuva tiedon jakaminen on työyhteisöjen toiminnan perusta. Kun esiin nousee asia, joka pitäisi saada toisen henkilön tietoon, kannattaa seuraavaksi miettiä, miten hänet varmimmin tavoittaa. Kun kohtaaminen tapahtuu, viesti kannattaa liittää ensin mahdolliseen aiempaan asiayhteyteen ja vasta sitten pukea uusi asia sanoiksi. Näin vastaanottaja tietää heti alusta alkaen, mistä on kysymys.
Erityisesti sellaiselle viestinnälle, jossa selitetään jotain syvempää ymmärrystä vaativaa asiaa, on oltava riittävästi aikaa. Viestin vastaanottajalle on suotava tilaisuus kysyä tarkentavia kysymyksiä väärinymmärrysten välttämiseksi.
Myös viestin vastaanottajalla on velvollisuutensa. Jotta työyhteisön sisäinen viestinkulku toimii jouhevasti, tulee henkilöstön olla tavoitettavissa sovittuna aikana sovitussa paikassa. Yhdessä sovittujen viestintäkanavien aktiivinen käyttö kuuluu jokapäiväiseen työhön.
Avoin viestintäkulttuuri tukee viestintää
Olennainen osa toimivaa tiedonkulkua ovat viestintään käytettävät välineet sekä ymmärrys siitä, että viestintä kuuluu kaikille. Avoin viestintäkulttuuri sitouttaa henkilöstöä ja parantaa luottamusta työyhteisön johtoon.
Työyhteisön sisäinen viestintä voi tapahtua kasvokkain erilaisissa kohtaamisissa, keskusteluissa ja palavereissa. Viesti voi kulkea myös ilmoitustaulun ja tiedotteiden välityksellä tai sähköisiä sovelluksia, kuten sähköpostia ja intranetiä käyttäen. Tarvittaessa työyhteisössä on oltava saatavilla tukea viestintäosaamisen kehittämiseen.
Viestintäkanavan oikea valinta viestinnän onnistumisen edellytyksenä
Viestintäkanavia on monia eikä kaikkea kannata jakaa kaikkialle. Tärkeintä on viestinnän kohteen saavuttaminen ja sen arviointi, kuinka kiireellistä reagointia viestintä vaatii.
Yksittäiselle henkilölle kohdistetut kiireelliset asiat ja akuuttitiedotus kannattaa aina hoitaa mieluiten soittamalla asianosaisen puhelimeen. Jos kyseistä henkilöä ei saa jostain syystä kiinni, on tekstiviestin lähettäminen tyhjää parempi vaihtoehto.
Jos tiedotus kohdistuu laajemmalle henkilöstölle, organisaation intranet, tärkeäksi merkitty sähköposti sekä työyhteisön sisäinen Teams-kanava toimivat hyvin kiireellisen viestinnän välineinä. Mikäli asia vaatii reagointia parin päivän sisällä, sähköposti muistutusviesteineen, organisaation intranet sekä työyhteisön Teams-kanava ovat yleensä riittäviä keinoja tavoittaa henkilöstö.
Jos tiedotettava asia on ajankohtainen, mutta sen ehtii käsitellä ensi viikollakin, viestin voi jakaa sähköpostiviestin lisäksi yksikön viikkopalaverissa tai -tiedotteessa. Kun kyse on laajemmista tiedotettavista kokonaisuuksista, kuten uusien toimintamallien esittelystä, kannattaa niille varata oma aikansa kuukausi- tai kehittämispalavereista.
Palaverien keskeisimmät sisällöt kannattaa tällöin jakaa vielä muistiona sähköpostitse koko työyhteisölle tiedon kulun varmistamiseksi.
Kirjallinen viestintä on hyvä olla aina suullisen viestinnän rinnalla silloin, kun kyse on suurempien asiakokonaisuuksien hahmottamisesta.
Epävirallinen verkosto on kaksiteräinen miekka
Yhteisesti sovittujen viestinnän kanavien lisäksi työyhteisössä toimii usein myös epävirallinen verkosto, joka jakaa tietoa keskenään työn ohessa.
Epävirallinen verkosto toimii parhaimmillaan uusien ideoiden lähteenä, mutta sillä voi olla myös haittapuolena puskaradiomainen toiminta. Tällä tarkoitetaan sitä, että puutteellisen tiedottamisen vuoksi työyhteisöön syntyy niin sanottuja uutistyhjiöitä eli kuulopuheita, eikä se ole hyvä juttu.
Jos työntekijät tietävät, että jotain on tapahtumassa, mutta heille ei siitä kerrota, alkaa puskaradio täyttämään syntynyttä tyhjiötä. Puskaradio voi puolestaan johtaa tahattomaan vääristyneen tiedon jakamiseen. Siksi sen syntyminen kannattaa estää tehokkaalla, tarkoituksenmukaisella viestinnällä jo etukäteen.
Hyvä vuorovaikutus ja avoin tiedonkulku lisäävät luottamuksellista ja avointa työilmapiiriä.
Maiju Korhonen, viestintäasiantuntija
Savonia-ammattikorkeakoulu
“Luottamukseen perustuva kulttuuri rohkaisee jakamaan keskeneräistä ja oppimaan yhdessä.”