Viestintä yhteisöohjautuvan työyhteisön perustana

Kirjoittanut Maiju Korhonen, viestintäasiantuntija

Viestintä on yksi yhteisöohjautuvan työyhteisön perusperiaatteista. Se on itse asiassa sen rakennusaine. Viestinnän kautta vaikutetaan ihmisten ajatuksiin, tunteisiin ja toimintaan. Se on taito, jolla on suuri vaikutus arjen sujuvuuteen. Yhteisöohjautuvuudelle ominaiset yhdessä tekeminen ja jaettu johtajuus toteutuvat viestimällä. Päätöksenteko ei ole päätöksentekoa ilman siihen liittyvän viestintätarpeen tunnistamista – oli sitten kyse perustelemisesta, sopimisesta tai tiedottamisesta.

Viestintäosaaminen tukee työhyvinvointia

Onnistunut työyhteisöviestintä vaatii viestintäosaamista eli taitoa ilmaista itseään ja jakaa tietoa muiden kanssa. Se on parhaimmillaan avointa, osallistavaa ja erilaiset näkökulmat sallivaa. Se sisältää ajantasaista ja ymmärrettävää tietoa ja hyväksyy erilaiset tavat olla ja viestiä. Siinä missä toinen on ulosannissaan luonnostaan nopeasti reagoiva ja sujuvasanainen, voi toinen tarvita enemmän aikaa muodostaa lauseita ja jäsentää vastaanotettua tietoa.

Oma ja yhteinen työhyvinvointi lisääntyvät viestintäosaamisen lisääntymisen myötä, sillä usein isoimmat haasteet työelämässä liittyvät epäselvään tai riittämättömään viestintään. Esimerkiksi ristiriitatilanteissa tai silloin, kun toinen osapuoli ei tunnu ymmärtävän sanomani ideaa, on tärkeää pohtia, miten tai missä tilanteessa itse olen ilmaissut asian. Voisiko olla, että vastaanottaja ei saanut kiinni ajatuksestani, koska aloitin asiani esittämisen johdattamatta häntä ensin esillä olevaan aiheeseen? Tai oliko hetki asian esittämiselle huono? Oman viestinnän reflektointi on tärkeä osa viestintäosaamista.

Kiireessä viesti saattaa jäädä helpommin puolitiehen, koska onnistunut viestintä vaatii aikaa kuunnella ja ymmärtää vastaanotetun viestin sanoma. Erityisesti perehdytystilanteessa on tärkeää huomioida, että uuden oppiminen vaatii paitsi selkeitä toimintaohjeita, myös aikaa kysyä tarkentavia kysymyksiä. Itselle asia saattaa olla päivänselvä, mutta tulokkaalle se voi olla jotain aivan uutta.

Sanaton viestintä on sanallista viestintää vahvempaa

Myös viestijän ja viestin vastaanottajan tunnetiloilla on merkitystä viestinnän onnistumisen kanssa. Nykyisten käsitysten mukaan reilusti yli puolet viestinnästämme on sanatonta eli nonverbaalista.

Silloin kun sanallinen ja sanaton viestintä ovat ristiriidassa keskenään, sanaton viestintä on vahvempaa. Tämä voi aiheuttaa hämmennystä, jos viestin välittäjä ei niin sanotusti seiso sanojensa takana. Esimerkiksi, kun hoitajan kehonkielestä on havaittavissa hermostuneisuus ja hän pyytää tunnekuohun vallassa olevaa potilasta rauhoittumaan, sanallinen viestintä tuskin tuottaa toivottua tulosta.

Yhteisöohjautuvan työyhteisön on tärkeää tunnistaa ja nimetä niitä viestintätaitoja ja -tekoja, jotka edesauttavat toivotunlaisen keskustelukulttuurin rakentumista. Keskeiset viestintätaidot ja -teot liittyvät luontevasti esimerkiksi puheeksi ottamiseen, kollegiaalisen tuen tarjoamiseen, työnjakoon ja konfliktinhallintaan liittyviin käytänteisiin.

Viestintäkulttuurin kehittäminen edistää yhteisöohjautuvuutta

Yhteisöohjautuvaan toimintaan pyrkiessä on hyvä rakentaa vahvempaa yhteisymmärrystä sekä kannustaa työyhteisöä kehittämään viestintäosaamistaan. Siten saadaan aikaan suunnitelmallista, tavoitteellista ja hyvin johdettua viestintää, jossa pyritään saavuttamaan viestin vastaanottaja hänelle luontevia kanavia pitkin. Koko työyhteisö on hyvä saada osallistettua viestintään tavalla tai toisella, sillä vastuu tiedonkulusta kuuluu kaikille. Yhteisöohjautuvan työyhteisön viestinnän tulee olla monisuuntaista: työntekijältä esihenkilölle ja päinvastoin sekä tiimien ja yksilöiden välillä ilman jäykkiä työelämän rooleja.

Onnistunut työyhteisöviestintä sitouttaa ja motivoi työntekijöitä ja tuo heidän parhaat kykynsä esille. Se auttaa kaikkia tekemään työnsä paremmin ja laadukkaammin.